OA項目實施要點

一、項目實施觀念
作為項目實施經理應明確,并應影響客戶方明確:
1、信息化建設是一個信息化工程,是有計劃、有步驟的實施的,不可能一蹴而就。
2、系統實施和應用過程中出現問題是必然的。一方面軟件系統有適應性的調整,另一方面影響人們傳統使用習慣和部分人的利益問題。
3、系統的使用是需要理性引導的。不要聽從用戶的任意需求(需求提出者提出的往往真正的需求、真正的定位),而把用戶應用需求向系統產品上引導、靠近。
4、  不要企望整個系統100%的應用、使用——那是一個理想!系統有時候是作秀的、有時候是實用的、有時候是盲目的。但至少應該保證系統有一部分被使用,那怕只是電子公告!
二、項目實施策略
總結我們以往成熟經驗,現提出如下項目實施策略,作為指導:
策略一:促使單位領導牽頭應用
一個單位的信息化工作往往呈現為“一把手工程”,如果項目沒有領導來牽頭,沒有領導來應用,那么整個系統推廣起來便缺乏力度,推廣也變得難了起來。
為了促進單位領導使用,可以:
       1、 重點對領導層進行應用培訓;
       2、為領導層提供最為關心的、最迫切的應用;
       3、由于多數領導往往文字輸入有困難,所以給領導提供的應用功能,要盡可能地簡潔、直觀、易用——只須通過鼠標便可完成操作;
        1、可以考慮為領導配備手寫板,完成公文批注處理;
        2、利用其它策略造勢、形成“圍勢”,“迫使”領導去應用;
        3、擬安排專人(秘書)代理領導處理相關信息,這樣即使領導因太忙、或因計算機水平原因,相關電子信息亦能得到及時處理。
策略二:作好推廣遞進層次、層層推進
一般來講,對于公文管理、會議管理這樣的純辦公應用往往較難推廣、需要一定的時期才能推廣開來,所以應計劃好系統推廣遞進層次,如在前期重點推廣:
        1、業務型功能模塊
        2、信息發布系統
        3、內部郵件系統
        4、檔案管理系統
這些系統具有易推廣、實用、易應用起來等特點。
這些系統得以推廣后,便可以推廣其它各個系統的使用,從而達到整個系統的應用。
策略三:制度促進
即與管理部門(尤其是辦公室部門)密切配合,制定相關規章制度,明文要求一些公告、文件、政務必須從協同辦公管理平臺上進行流轉,同時切斷原有的、傳統的紙質信息流轉方式。
策略四:現場值守及時響應、解決問題
凡是系統,在使用過程中或多或少都會出現這樣、那樣的問題。如果這些問題不能得到及時答復、解決,便可能影響用戶使用信心,也可能出現一些負面聲音,這對信息主管部門和領導會產生很大的壓力和影響。因此,這些問題必須消除在萌芽中。
策略五:幫助完成數據采編、輸入等初始處理
迅速完成基礎數據的處理可以有效促進整個項目的早日啟動和使用。
在一般的電子政務、OA辦公系統項目中,許多服務商認為數據采編、初始工作是由用戶單位來作的,不能“越俎代庖”。但實際上客戶方由于前期對于系統的理解、數據整理的不熟悉,整個初始工作往往“迤延”很長時間,使整個項目啟動拖延。
策略六:充分發揮“督察督辦系統”的作用
即由相關管理人員利用督察督辦系統促進各個部門、人員充分利用協同辦公管理平臺。
策略七:發揮手機短信自動通知、通告功能
手機短信是人們目前最熟悉、使用最多的工具,將系統與手機短信結合起來。手機將時時提醒“您”去使用系統了。
策略八:發揮客戶方信息中心、系統管理員作用
系統實施主要力量還是要靠信息中心、系統管理員,而核心力量是“我們”。策略流程:
 

發揮信息中心、系統管理員能動性非常關鍵,不要讓客戶系統管理員有依賴心理。因為你不可能整日泡在客戶方現場啊!而且這樣可以大大節省公司的培訓費用。
另外,辦公室之類部門是系統使用的關鍵部門,應由信息中心積極去聯合、共同推廣。
策略九:關于公文系統處理
每一個單位都關系公文系統,政府部門更是如此!但是公文系統往往是最難用起來的,關鍵原因有兩個:
1、改變人們傳統公文習慣,一下子是比較難以接受和習慣的。
2、如果一些領導不熟悉計算機便必須造成公文流程的“斷點”,另外領導潛意識里的“權力”感覺被剝奪。
3、紙質文件是不可能一下取消的(政府更是如此)。
所以建議:
     1、   系統演示時,可以講解整個公文處理的完善性、靈活性——不能讓人覺得你的公文系統太簡單、沒有函量。
      2、 實施時候,簡單化處理——即公文流程過程還是傳統模式手工批注,結束時再電子化、成文、歸檔,其它收閱人則通過系統收閱電子文件即可。
      3、  對言之:這是一個過程、不要一蹴而就。
這樣,一方面解決了紙質文件需留存、領導難點、使用習慣等問題,同時保證系統的完整性,也為單位節省了大量的紙張費用、文件傳遞費用(主要解決文件抄送、傳送之費用——這也是大頭)。
 如果項目實施人員能夠靈活把握以上各點,那么系統的實施成功率則會大大提高!

什么老师平特肖