政府辦公自動化系統的協同化重構方案

       協同解決方案的基本目標是通過應用技術和方案的整合,幫助政府更為有效率地工作,公務員可以通過方案中先進的及時通訊系統實現團隊、公務員間實時溝通,并將成為其市場致勝的有力工具。為了實現這一目的,設計方案提供的軟件與服務主要針對如下四個方面所面臨的協同挑戰,為用戶提供了一整套的深入協作能力:集成通信、協同辦公環境、訪問信息與人員以及人員控制流程。
       首先,就集成通訊而言,信息工作者當前能通過眾多的設備:固定電話,便攜式電話手機、智能手機、PDA、臺式機,筆記本以及公共上網終端以IM、電子郵件、語音郵件、視頻/網絡會議、電話(手機或座機)等多種形式進行溝通或訪問相關信息。不過,這些并不互聯的設備易于帶來“信息孤島”,并且也不容易實現多種通訊方式之間的“互通有無”。新的協同化解決方案實時協同解決方案簡化并集成了團隊及個人之間眾多的通訊選擇,同時也將這所有這些通訊方式整合成一種直觀的體驗。這將有利于公務員無論身處何地,都能及時分享想法與信息。
       當公務員不得不在各類應用程序及設備間切換來完成某一項工作時,應該會感嘆此時生產力的低下。而新的協同化解決方案通過打造一個協同辦公環境為用戶提供了一個單一但全面的工作環境,來實施有目的且集中的行動。這里的協同辦公環境指的是這樣一個虛擬工作空間:所有員工能自己創建并從任何應用中訪問。他們能借助該協同辦公環境實現了彼此之間的溝通,創建并分享文檔以及管理項目。
       隨著信息數量以及虛擬團隊數量的不斷上升,個人需要分享重要信息,并在合適的時間點聯系到相關人員。新的協同化解決方案的門戶及其內容管理解決方案借助廣泛的內容聚合以及內容瀏覽能力實現了快速且集中化的信息與人員的訪問。換句話說,用戶不但能在一個單一、集中且直觀的環境下找到文檔、信息、來自系統的數據以及其他相關信息,也能在公司環境下或者通過任何終端上的瀏覽器訪問這一環境。
       一般來說,組織經常將預算花在后臺政府流程的自動化上,而并沒有考慮應用如何來使用由人員控制的流程。這里面的挑戰就在于很多類似的系統對于人們訪問、操作和更新這些數據來說并不是很靈活或者很直觀。通過在前臺部署一系列的熟悉工具,我們能幫助人們與具備豐富數據的系統實現互通,從而能夠以一種有效的方式快速做出決策快速響應。

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